في مقالتي السابقة "من حصل على القرد الآن؟ كيف تعرف كيف تدير وقتك جيدًا "(http://www.nationallearning.com.au/index_files/HowToMakePeopleFeelBetterAtWork.htm) ، لقد اقترحت أنك قد تهتم بحذر من القرود (مشاكل الآخرين) إلا إذا كنت تدير وقتك بشكل فعال ، ولا سيما التفويض.
بالنسبة للمديرين ، هناك جانبان رئيسيان للتفويض الناجح: • وجود أشخاص يمكن تفويضهم إليهم ، و • تحديد المهام الأكثر ملاءمة لتفويضها
إذا لم تكن مديرًا ، أو لم يكن لديك أي شخص لتفويضه ، فأقترح مقالًا ممتازًا بقلم بيث شنايدر (http://ezinearticles.com/؟How-to-Delegate-When-There-is-No-One إلى المندوب إلى & المعرف = 141500).
مفتاح التفويض هو تطوير "مبادرة اتخاذ الإجراءات" داخل شعبك حتى يتعلموا تطوير مهاراتهم ومعرفتهم إلى أقصى إمكاناتهم.
المديرون الناجحون دائمًا ما يجيدون التفويض. عندما يُسأل المديرون الأقل نجاحًا ، عن سبب عدم تفويضهم أكثر ، يجيبون غالبًا • "إذا كان فريق العمل لديّ أكثر خبرة" أو ، • "ليس لدي ثقة كافية في فريق العمل لدي للقيام بالمهمة بشكل صحيح" أو ، • " التفويض يبدو رائعًا من الناحية النظرية ، لكني بحاجة إلى موظفين مدربين تدريباً كاملاً وليس لدي الوقت لتدريبهم ".
إذا بدت بعض هذه التعليقات مألوفة لك ، فستوضح لك الخطوات التالية كيفية: • تحديد "مستوى المبادرة" الحالي لكل عضو من أعضاء فريقك. • استخدم تصنيف "مستوى المبادرة" مع فريقك لتطوير مهاراتهم ومعارفهم.
عند التفويض ، من المهم ملاءمة المهمة للشخص والتأكد من أن سبب التفويض مناسب.
أولاً ، لنلق نظرة على الشخص. هل من الممكن تفويض جميع أعضاء فريقك؟ لأغراض التفويض ، يمكن تصنيف أعضاء الفريق على أنهم:
1. انتظر حتى يتم إخبارك بما يجب القيام به. 2. افعل ما هو ضروري ، لكن قم بإحالة مديرهم أو مشرفهم إلى كل المشاكل أو القضايا غير العادية قليلاً لاتخاذ قرار. 3. قم بإحالة جميع المشكلات أو الأحداث غير العادية لاتخاذ قرار ، ولكن عند القيام بذلك ، نوصي بالإجراء المناسب. 4. اتخاذ إجراءات بشأن المشاكل عند حدوثها ثم الإبلاغ فورًا عن الإجراء المتخذ. 5. اتخاذ إجراءات بشأن جميع القضايا والمشاكل بمبادرته الخاصة ثم تقديم تقرير دوري عن التقدم المحرز.
يحافظ المديرون الأقل نجاحًا على أعضاء فريقهم في المستوى الثاني ، أي • افعلوا ما هو ضروري ، لكن أشيروا إلى مشرفهم بكل المشاكل أو القضايا غير العادية قليلاً لاتخاذ قرار ، من خلال عدم تشجيعهم على تقديم توصيات بشأن المشاكل أو القضايا التي يواجهونها. ونتيجة لذلك ، نادرًا ما يطور موظفوها المعرفة أو المهارات التي يحتاجون إليها ليصبحوا مؤهلين تمامًا.
ينقل المديرون الناجحون جميع أفرادهم بسرعة إلى المستوى الثالث على الأقل ، أي • إحالة جميع المشكلات أو الأحداث غير العادية لاتخاذ قرار ، ولكن عند القيام بذلك ، نوصي بالإجراء المناسب.
عندما يكون الأشخاص في المستوى الثالث ، فإنهم يبحثون دائمًا عن حلول بدلاً من مجرد ذكر المشكلة. إنهم لا يبحثون فقط عن حلول ، ولكن عندما يقدمون لك مشكلة ، فإنهم يقدمون الحل الموصى به. ألن تكون حياتك كمدير أسهل بكثير إذا فعل كل موظفيك ذلك؟
يقوم المديرون الناجحون بعد ذلك بنقل الموظفين الفرديين من المستوى الثالث إلى المستوى الرابع والخامس اعتمادًا على مهارة عضو الفريق المعين ومدى السرعة التي يمكنهم بها اكتساب الخبرة اللازمة.
يأخذ العديد من المديرين الناجحين هذه الخطوة إلى الأمام من خلال إشراك أعضاء فريقهم في عملية "تطوير المبادرة". على سبيل المثال ، يشرحون لهم عملية "مستوى المبادرة" المكونة من خمس خطوات ثم يسألون: • ما هو المستوى الذي تعتقد أنك أنت عليه الآن في كل من مسؤوليات وظيفتك الرئيسية؟ • كيف يمكنك الانتقال إلى المستوى التالي؟
باستخدام هذا النهج ، يمكن للمديرين أن يكونوا واضحين جدًا بشأن جوانب عمل الشخص التي يمكن لعضو الفريق أن يتخذ زمام المبادرة بشأنها ، ومقدار المبادرة التي قد يتخذونها. إنها أيضًا فرصة رائعة للتحدث عن استراتيجيات التدريب والتطوير للمساعدة في نقل الأشخاص إلى المستوى التالي في مسؤوليات وظيفية معينة. بهذه الطريقة ، تعرف بالضبط من داخل فريقك ، يمكنك تفويض مهام معينة إليه والأهم من ذلك ، كيف سيستجيبون.
لقد قمت بتطوير مصفوفة تفويض لمستويات المبادرة الخمسة التي كنت أستخدمها مع المديرين الممارسين لسنوات عديدة. إذا كنت ترغب في الحصول على نسخة مجانية ، يرجى الاتصال بي عبر www.nationallearning.com.au
دعونا نلقي نظرة الآن على الجانب الثاني من التفويض - المهام التي قد يتم تفويضها.
وتشمل المهام المناسبة للتفويض: • قرارات ثانوية ومتكررة. • المهام التي أنت خبير فيها والتي يجب أن يتعلمها الآخرون. • المهام التي أنت الأقل تأهيلاً لها ، ولكن يمكن للآخرين تعلمها. • المهام التي لا تعجبك ، بشرط أن يحبها شخص آخر (يجب ألا يكون التفويض عذرًا