هل لديك شخص ما أو موظف استقبال أو سكرتير ربما يكون مسؤولاً عن الرد على الهواتف أو تحية عملائك عند الباب؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المهم أن تفهم أن هذا الشخص مهم للغاية لنجاح عملك. هو / هي الشخص الذي يتحدث نيابة عن شركتك عندما يتصل العملاء الجدد المحتملون ، وعندما يحتاج الشركاء والبائعون خارج الموقع إلى المساعدة ، وعندما يعود العملاء السابقون بتكرار الأعمال. من حيث الجوهر ، هذا الشخص يتحدث نيابة عنك. هل فكرت في شخصية وشخصية ذلك الفرد؟ هل أنت متأكد من أنه شخص يستمتع بالناس؟ إذا لم تكن قد قضيت الكثير من الوقت في التفكير في هذا من قبل ، فيرجى متابعة القراءة.
يجلب التسويق والإعلان والكلام الشفهي أشخاصًا مهمين إلى أعمالنا. كل هذا يتطلب وقتًا وطاقة وأحيانًا قدرًا كبيرًا من المال. في عملك الخاص ، أنا متأكد من أنك تبذل قصارى جهدك أيضًا لتقديم خدمة عملاء ممتازة ، والعمل الجاد في تنمية العلاقات التجارية المهمة والحفاظ عليها ، واستثمار الوقت والمال لمواكبة أحدث التقنيات في مجالك ، وإنفاق الأصول المكتسبة بشق الأنفس لتسويق علامتك التجارية. فلماذا في هذا العالم ستوظف ، أو ما هو أسوأ من ذلك ، تحتفظ بشخص في مكتب الاستقبال يمكنه تدمير كل شيء في لحظة بموقفه الفظ أو غير الصبور أو حتى الوقح الصريح؟
لقد كنت في أكثر من عمل واحد حيث أحببت المحترف ولكني كرهت التعامل مع المكتب الأمامي. لقد رأيت بعض موظفي الاستقبال يتصرفون كما لو كانوا يديرون العرض ، ويستمرون في طرق أنا متأكد من أن المالك ليس على علم بها. أُجبر آخرون على إخباري عن يومهم السيئ حقًا أو كيف كان انقطاع الاتصال ونقص الإمدادات هو المعيار السائد هناك. الأسوأ هم من اشتكوا من وظيفتهم ولم يكونوا مستعدين لتوسيع أنفسهم لمساعدتي بأي شكل من الأشكال. لقد رأيتهم في كل مكان ، في صالات الألعاب الرياضية ، ومكاتب الأطباء ، ونعم ، حتى في أعمال الاتصالات. من يريد أن يتعامل مع أشخاص مثل هذا؟
ربما يكون الشخص الخاص بك من النوع الفعال للغاية ، شديد التركيز على التفاصيل والذي ينجز الأشياء ، ويحافظ على الأوراق ، ويجمع الفواتير المستحقة السابقة. ربما يكون هذا الشخص متسلطًا ويأمر بقية أعضاء فريقك جيدًا حقًا ، لدرجة أنك ربما قمت بترقيته إلى مدير مكتب. بماذا تفكر؟؟؟ أهم دور لهذا الشخص هو التعامل مع الناس وتطوير العلاقات. بغض النظر عن مدى روعته في المجالات الأخرى ، إذا لم يكن جيدًا مع الناس ، فهو لا ينتمي إلى هناك.
إذا كنا محظوظين حقًا ، فسيقوم العميل المباشر بإعلامنا عندما يكون لدينا شخص مثل هذا يعمل لدينا ، أو يجب أن أقول ، "ضد؟" لنواجه الأمر. في كثير من الأحيان لا يكون الأشخاص-الأشخاص موهوبين في القيام بالأعمال الورقية مثل الشخص الذي يقوم بإنجاز المهام. لذلك ربما يكون توظيف شخصين هو الحل. نعم ، إنها تزيد من النفقات العامة ونعم ، إنها عملية توظيف وتدريب شخص جديد ، خاصة عندما يكون من المهم الاستمرار في العمل كالمعتاد. لكن عليك بموازنة ذلك مع السعر الذي تدفعه مقابل إبقاء شخص ما على متن الطائرة يقود العمل بعيدًا. في عالم اليوم التنافسي ، من الصعب الحفاظ على عملائنا الحاليين ناهيك عن أولئك الذين لم يصبحوا مخلصين لأعمالنا بعد.
إذن ماذا سنفعل حيال ذلك؟ أول شيء يجب فعله هو إعداد قائمة بالسمات التي ترغب في أن يمتلكها هذا الشخص قبل وقت طويل من إجراء المقابلة. يمكنك أيضًا اختيار استخدام أداة ملف تعريف من نوع ما ستساعدك على تحديد الطبيعة الحقيقية لمرشحك. هناك الكثير المتاحة. هناك DISC و Briggs-Meyers وواحد جديد تم تقديمه لتوي يسمى PI ، وهو اختصار لـ Predictive Index. لدي الثلاثة المتاحة لي وسيسعدني إحالتك إلى الموزعين المعنيين.
إذا كان الشخص لاعبا أساسيا بالفعل ، خذ الوقت الكافي لإعادة تدريبه في خدمة العملاء. حاول وضع مرآة في مكتب الاستقبال للتذكير بالابتسام. ضع مرايا أخرى على الهواتف التي يستخدمها موظفو المبيعات والموظفون الآخرون للاتصال بالعملاء. اطلب من فريقك وضع قائمة مرجعية بالإجراءات التي يجب اتخاذها في كل مرة يظهر فيها شخص جديد في مكتبك الأمامي. ادمج التعليمات مع اللعب من خلال تصميم ألعاب ممتعة لفريقك تعمل على تعزيز جدول أعمالك. إذا لم يكن لديك الوقت أو تشعر أن هذه هي قوتك ، فاستشر الميسر أو المدرب لإعطائك بعض التوجيهات والتعليقات.
التدريب والتعلم المستمر أمر بالغ الأهمية في الأعمال التجارية اليوم. أرسل أعضاء فريقك إلى الندوات أو أحضر ميسرين لتذكير موظفيك بأولويات عملك. أحيانًا يكون إلقاء نظرة على "الصورة الكبيرة" مفيدًا لنا جميعًا. وقد يكون سماع هذه الأنواع من الرسائل من شخص خارجي أقوى أحيانًا من التذكير الزائد من الداخل.
الشيء الرئيسي هو تذكر هدفك. هل هو لخدمة الناس وتطوير علاقات قوية معهم